Пилотная фаза Создание плана обмена информацией

План обмена информацией может быть одним из самых важных аспектов пилотного проекта. План описывает, как обмениваться, с кем обмениваться, когда обмениваться, а также ту информацию, которой следует обмениваться. Чаще всего обмен информацией необходимо адаптировать к группе получателей. Эффективный обмен информацией с пользователями пилотной фазы (или с конечными пользователями) очень важен.

Не следует полагаться на один метод обмена информацией, поскольку разные пользователи предпочитают различные способы обмена.

Сочетание сообщений электронной почты, сообщений на Web-сайтах, собраний команды и прочих форм обмена информацией гарантирует своевременную доставку материалов (независимо от предпочитаемого пользователем метода обмена информацией). Правильное нацеливание информации на нужную группу повышает также и доверие к проекту. Необходимо достичь определенного баланса: чтобы пользователи и администраторы получали информацию, но не было избыточности (которая может привести к тому, что пользователь начнет игнорировать поступающую информацию).

Категоризируйте информацию и обеспечьте ее получение только соответствующей категорией пользователей. Убедитесь, что предоставление информации выполняется своевременно. Если это воз - можно, то уведомления должны рассылаться за две недели до любого действия.

Например, пользователи и администраторы должны получить уведомление о миграции физического сервера минимум за две недели. Администраторы обеспечивающих бизнес приложений должны быть как минимум за две недели поставлены в известность о необходимости проверки работы, которая последует за миграцией сервера.